Как RiskControl помог крупной инжиниринговой компании начать управлять рисками
Как надежный EPC/EPCM-партнер, Заказчик реализует полный цикл масштабных проектов: строительство обогатительных фабрик, реконструкция и проектирование промышленных объектов, расширение производственных мощностей и многое другое. В рамках своей деятельности Заказчик предоставляет полный спектр проектно-инжиниринговых услуг, организует поставки оборудования, выполняет строительно-монтажные и пусконаладочные работы, обеспечивая успешный запуск объектов в эксплуатацию.
Практика управления проектами показывает: любые проекты со сроками, бюджетом и целями неизбежно сопряжены с рисками. Даже при тщательном планировании сохраняются зоны неопределенности и вероятные события, которые могут как негативно, так и положительно повлиять на результаты. Управление этими факторами становится особенно важным для длительных и сложных проектов, где уровень неопределенности и вероятность изменений значительно выше.
Эффективная реализация таких проектов требует слаженной работы всех участников, достоверности и доступности информации, а также выстроенных процессов управления рисками на протяжении всего цикла.
Ситуация
В компании не было специализированной информационной системы: управления рисками выполнялось с использованием неспециализированных инструментов, таких как таблицы и офисное ПО, а коммуникации осуществлялись в основном по электронной почте. Это порождало множество сложностей в части доступности актуальной информации о рисках и реализуемых мероприятиях всем необходимым участникам процессов. Коммуникации были замедлены, и часто для актуализации сведений требовалось затратить много сил и времени. Как следствие, координация действий сотрудников и принятие решений были затруднены и недостаточно эффективны.
Несмотря на то, что каждый из используемых инструментов был способен выполнять свою узкую функцию, они не были единой системой, что не позволяло выстроить ритмичный, упорядоченный процесс управления рисками.
О решении
Ключевыми причинами, которые обусловили необходимость поиска и внедрения комплексного специализированного решения для управления рисками, стали:
Низкая скорость коммуникаций и обратной связи между участниками процесса, частая потеря информации;
Неудобство и трудности с синхронизацией выполняемых мероприятий по управлению, актуализации их статуса;
Трудоемкость ручного сбора и подготовки информации для формирования отчетности, принятия решений;
Общая низкая скорость реагирования и замедленность процессов управления рисками;
Низкая вовлеченность сотрудников в процессы риск-менеджмента;
Несвоевременность принятия мер и ошибки в принимаемых решениях в силу недостатка данных, что отражалось на качестве реализации проектов.
В результате исследования рынка отечественных решений для создания Информационной Системы Управления Рисками компания остановила свой выбор на ПО RiskControl.
RiskControl позволил объединить деятельность всех участников бизнес-процессов по управлению рисками в единой информационной среде, обеспечив тем самым прозрачность процесса, доступность данных, скорость и удобство, а главное – понятный и несложный алгоритм взаимодействия сотрудников, прозрачность в разграничении зон ответственности, а также понимание когда, от кого и какие действия ожидаются, чтобы взаимодействие было наиболее слаженным.
Результаты проекта
В результате реализации проекта система, созданная на базе RiskControl, позволила:
Сделать доступными данные о рисках, процессе управления ими, а также о влиянии рисков на цели и метрики проекта в интересах принятия более обоснованных решений;
Сократить затраты времени на подготовку отчетности о текущем состоянии рисков проектов и статусе предпринимаемых мер по управлению ими;
Всем участников процесса – лучше понимать, как работает управление рисками, кто и за что отвечает, как организовано взаимодействие.
Внедрение специализированной системы управления рисками RiskControl дает основание полагать, что ключевые ожидания компании – ускорение процесса управления рисками, повышение качества принимаемых решений, сокращение ручного труда и трудозатрат участников процессов риск-менеджмента – станут реальностью уже в ближайшее время.