5 шагов эффективного процесса управления рисками

Риски являются частью функционирования каждой организации. Каждый новый проект сопряжен с новыми рисками, и важно их выявлять и минимизировать для бесперебойной работы вашего бизнеса. И в этом вам может помочь комплексный процесс управления рисками.

Этот процесс включает в себя выявление, мониторинг и контроль потенциальных рисков, которые могут поставить под угрозу доходы вашей организации. Риски включают потерю данных, нарушения безопасности, несчастные случаи на рабочем месте, кибератаки, стихийные бедствия и многое другое.

Эффективная стратегия управления рисками, также называемая управлением рисками предприятия (ERM - Enterprise Risk Management), позволяет комплексно взглянуть на риски, с которыми может столкнуться организация. Крайне важно иметь стратегию, позволяющую предвидеть возможные риски и управлять ими, прежде чем они смогут нанести вред вашему бизнесу. Кроме того, наличие надежного плана управления рисками также поможет вам соблюдать закон.

ERM предлагает несколько важных преимуществ, включая гибкость при возникновении проблем, эффективное планирование ресурсов и проактивную команду, готовую разработать планы действий в случае несчастных случаев.

В этой статье мы обсудим пять этапов процесса управления рисками. Мы также расскажем, как эффективно реализовать и оптимизировать каждый этап рабочего процесса для достижения максимального успеха.

Первым шагом процесса управления рисками является выявление всех потенциальных рисков, которым может подвергнуться ваша организация. Существуют множество различных типов рисков. В целом, их можно разделить на четыре основные категории: риски опасностей, такие как несчастные случаи, пожары или стихийные бедствия, стратегические риски, такие как появление новых конкурентов или вирусные негативные отзывы, финансовые риски, такие как экономический спад, и операционные риски, такие как отказ поставщиков или текучесть кадров.

Постарайтесь выявить как можно больше рисков и классифицировать их на основе четырех вышеуказанных типов, чтобы оптимизировать свою стратегию управления рисками. Некоторые способы выявления рисков включают в себя:

• Консультации с экспертами отрасли.
• Проведение аудитов с использованием интеллектуального программного обеспечения.
• Использование опыта членов вашей команды, попросив их рассказать о рисках, которые они наблюдали или с которыми они столкнулись.
• Проведение группового мозгового штурма.

После того, как вы составили список всех возможных рисков, запишите их в реестре рисков проекта. Это поможет вам отслеживать риски на протяжении всего жизненного цикла. Реестр служит постоянной базой данных рисков в каждом проекте. Таким образом, он не только помогает вам контролировать текущие риски, но также служит исторической справкой для прошлых проектов, что делает его ценным инструментом управления проектами.

Имейте в виду, что риски постоянно меняются, поэтому вам, возможно, придется регулярно возвращаться к этому этапу выявления рисков.

После того как вы определили свои риски, следующим шагом будет их оценка.

Оценка рисков или анализ рисков — это когда все риски, собранные на этапе 1, анализируются и классифицируются на основе двух факторов: вероятности возникновения и потенциального воздействия.

Также существует два типа оценки риска: качественная оценка и количественная оценка.

При качественной оценке вопрос «Насколько критичен риск?» решается путем анализа вероятности и воздействия риска. Вы можете воспользоваться опытом своей команды или поговорить с экспертами по рискам, чтобы определить вероятность возникновения рискового события.

Чтобы оценить влияние, которое может оказать риск, необходимо учитывать, на сколько бизнес-функций он влияет. Это останавливает все или это просто незначительное неудобство? Вы можете классифицировать эти события с высоким и низким риском, используя шкалу, чтобы гарантировать надежность оценки.

Целью здесь является анализ финансовых последствий риска. Это поможет вашей команде оценить дополнительный бюджет, который необходимо выделить на проект. Анализ требует от вас оценить затраты, не предусмотренные в бюджете, путем учета таких вещей, как:

• Потеря времени из-за рискового события
• Дополнительные трудозатраты в случае наступления события
• Расходы на компенсацию работникам
• Дополнительные расходы на управление инцидентами и претензиями

Оба этих шага в конечном итоге позволяют вашей команде расставить приоритеты в ресурсах, уделяя больше времени и денег критически важным элементам, прежде чем переходить к некритическим рискам.

Если вы используете решение по управлению рисками, анализ становится упрощенным. Все, что вам нужно сделать, это сопоставить выявленные риски с политиками, процедурами и процессами вашей организации. Система оценит риски на основе предоставленной вами информации и сообщит вам о срочности каждого риска.

Теперь пришло время расставить приоритеты выявленных рисков в зависимости от их критичности путем анализа вероятности возникновения каждого риска и влияния, которое он может оказать на бизнес, и далее - присвоения им соответствующего ранга.

Таким образом, риск, который может причинить небольшое неудобство, но не сильно нарушить бизнес-операции, получит низкий ранг, тогда как риск, который может привести к остановке всего бизнеса, получит самый высокий рейтинг.

Этот шаг дает вам целостное представление о подверженности вашей организации рискам. Что еще более важно, это поможет вам определить, на чем следует сосредоточить больше времени и ресурсов вашей команды. На основе этой ранжированной информации вы также можете создавать работоспособные решения для управления каждым риском, чтобы ваши операции не подвергались существенному влиянию на этапе обработки рисков.

После того, как вы распределили риски по группам, следующим шагом будет обработка рисков в порядке их ранга. Здесь вы создаете и реализуете свою стратегию управления рисками.

Начиная с риска с наивысшим приоритетом, ваша команда может изучить возможные решения по смягчению или уменьшению каждого риска и выбрать решение, которое является одновременно эффективным и доступным. Хотя невозможно предвидеть и предотвратить каждый риск, описанные выше шаги должны помочь вам определить изменения, которые вы можете реализовать для снижения большинства рисков.

В зависимости от характера риска вы можете реализовать четыре возможные стратегии реагирования:

• Принятие риска. Невозможно избежать всех рисков, и иногда выгоды от выполнения конкретной задачи перевешивают связанные с ней риски. Вы признаете, что риск неизбежен, и не предпринимаете никаких действий для его предотвращения. Вместо этого вы решаете как можно лучше справляться с происходящими инцидентами.
• Избегание рисков. Некоторые задачи сопряжены с серьезными рисками. Если задача не является критичной для вашего проекта, вы можете просто не выполнять ее, тем самым полностью устраняя риск.
• Контроль/смягчение риска. Если невозможно полностью избежать или предотвратить риск, вы можете уменьшить вероятность возникновения риска или его влияние в том случае, если он действительно произойдет.
• Передача риска. Некоторые риски неизбежны, например, стихийные бедствия или несчастные случаи, которые происходят, несмотря на все предпринятые вами меры предосторожности. Таким образом, вы можете передать ответственность за любые последствия таких рисков третьей стороне, например страховой компании.

Эффективный план снижения рисков предполагает максимально эффективное устранение рисков с использованием вышеуказанных стратегий, не отвлекая внимания от ваших бизнес-операций. Этого можно добиться, сотрудничая с другими руководителями вашего бизнеса, чтобы максимально естественно включить процессы обработки рисков в повседневную деятельность.

Использование систем по управлению рисками облегчит эту интеграцию. Такая система, как RiskControl, может помочь автоматизировать уведомления заинтересованных сторон о любых изменениях в стратегии смягчения последствий, проводить обсуждения на единой платформе и обеспечивать видимость любого прогресса, достигнутого в реализации плана.

Последним шагом является документирование стратегии, чтобы гарантировать, что все запланированные меры реализуются так, как предполагалось. Но на этом работа не заканчивается.

Управление рисками представляет собой непрерывный процесс, тем более что риски могут постоянно видоизменяться. Таким образом, вам требуется регулярно отслеживать как результаты вашей стратегии контроля рисков, так и любые возникающие новые риски, внося при необходимости улучшения в процесс управления рисками.

Коммуникация между вашей командой и между различными командами внутри организации является важной частью мониторинга рисков. Вам необходимо постоянно документировать, анализировать и делиться ходом выполнения вашего плана со всеми заинтересованными сторонами.

Если вы делаете это вручную, вы можете регулярно вводить статус каждого риска в документ и отправлять отчет по электронной почте всем участникам. Управление рисками может стать гораздо проще, если вы используете систему риск-менеджмента, поскольку она регулярно отслеживает всю структуру рисков и отображает данные в реальном времени на интуитивно понятной информационной панели. Подобное решение также можно настроить для уведомления руководителей групп и заинтересованных сторон о любых изменениях в рисках или плане.

Наличие надежного процесса управления рисками имеет решающее значение для бесперебойной работы бизнеса. Эффективная стратегия и бизнес-культура, учитывающая риски, сделают вашу организацию устойчивой и гибкой при столкновении с любым кризисом или серьезными изменениями.

Каждый этап процесса управления рисками должен выполняться с осторожностью и вниманием к деталям. Вы можете облегчить свою работу, используя такое программное обеспечение, как платформа управления рисками RiskControl, которая поможет вам автоматизировать каждый шаг, интегрировать их все в единое решение и генерировать аналитическую информацию на основе данных для постоянного улучшения.

Готовы узнать, как сделать процесс управления рисками простым и простым с помощью RiskControl? Нажмите здесь, чтобы запросить демонстрацию.